Реестр для отправки писем почтой россии

реестр для отправки писем почтой россии

В мои обязанности входит также и отправка корреспонденции. Я уже писала о переадресации на почте.

Сегодня напишу об отправке заказных писем по реестру.

Помню, что раньше (года 2 назад) реестры заказных писем можно было составлять в произвольном порядке, но с наличием некоторых обязательных граф. Подробно об этом писать не стоит, так как те времена прошли, и теперь существует определенная форма, в которой надо предоставлять на почту реестры при отправке заказной корреспонденции.

Реестр заказных писем Реестр представляет собой таблицу. Наименование таблицы включает в себя наименование организации, которая отправляет письма (а именно фраза: “Заказные письма ООО «Организация»”), дату отправки, обозначение почтового индекса (например, 614000 — индекс г.Пермь) Вот наименования столбцов, которые должны быть в этой таблице, так называемая “шапка”:

Содержание:

Форма реестра почтовых отправлений для передачи в подразделение ФГУП «Почта России»

Номер по порядку. Такой столбец, я считаю, должен быть в любой таблице Гораздо приятнее и удобнее пользоваться таблицей, где четко проставлена нумерация строк. 2. Наименование страны назначения и город. Именно так звучит название второго столбца. Но практика не требует указания наименования страны. Во всяком случае, я не указываю, что письма идут по России А с меня этого и не требуют. Адрес назначения должен быть полным, с указанием индекса.

3.

Реестр отправки писем почта россии

Инфоinfo
Коротко это можно описать так:

1) Почтальон приносит заказное письмо по адресу.

2) Если никого нет по указанному адресу, почтальон оставляет уведомление, чтобы получатель пришел за письмом в отделение связи

3) Через 7 дней делается повторная попытка доставки. Если снова никого нет, то почтальон снова оставляет уведомление.

4) Заказное письмо хранится в почтовом отделении 30 дней и отправляется обратно, если за ним никто не пришел.

Контакты для консультации:

Татьяна Джаппуева,

руководитель отдела по работе с регистраторами и АО

www.m-city.ru

Отправление документов Почтой России

Курьерские и почтовые службы сегодня есть в каждом городе. Они работают на разных условиях и предоставляют целый комплекс услуг, способных здорово облегчить жизнь секретаря.


Вниманиеattention
Однако периодически приходится пользоваться и государственной почтой (Почта России), так как это, как минимум, дешевле. А во-вторых, как показывает практика, в судах почему-то доверяют исключительно государственной почтовой службе.

В этой статье мы подробно рассмотрим процесс отправки писем Почтой России. Также вы сможете бесплатно скачать Журнал почтовых отправлений для вашей организации.

Отправлением исходящих документов в компании обычно занимается курьер, секретарь, сотрудник канцелярии или офис-менеджер.


Изредка отправляют письма лично их исполнители.

Реестр для отправки писем почтой россии

Настоящие тарифы уточняйте на официальном сайте Почты РФ.

Когда письмо достигает определенной планки веса, оно превращается в бандероль: простую, заказную или же с простым уведомлением. На отправление бандеролей действуют собственные тарифы.

Оплата отправлений осуществляется или наличными прямо на почте, или же, если вы уверены в весе своих писем, можете прямо в офисе наклеить на конверт почтовые марки на соответствующую сумму.

Реестр почтовых отправлений и договор с почтой

Итак, простые письма отправляются через почтовый ящик, а все прочие придется сдавать лично работнику почты. Скорее всего, выстояв в очереди положенное время. Все заказные письма, в том числе и с уведомлениями, нужно заблаговременно внести в специальный реестр.
заполнять который будет сотрудник почтамта.

Как сделать реестр, вам объяснят на почте (почему-то у разных почтовых отделений разные требования к его оформлению). В нем нет ничего сложного, и заполняется он очень быстро, курьеру придется лишь скопировать в него адреса и виды писем из Журнала почтовых отправлений .

Без этого реестра юридическому лицу на почте делать нечего, тем более, если вы отправляете больше пяти писем. Принять за один раз почтовый работник имеет право не более сорока отправлений — это если вы на общих основаниях отстаиваете очередь и обращаетесь в окошечко.

Реестр для отправки писем почтой россии отслеживание

Компания РусПост рекомендует пользоваться отправкой заказной письменной корреспонденцией при рассылке документов, счетов фактур, индивидуальной и ценной информации.

www.r-post.ru

Отправка заказных писем (с уведомлением)

Отправка заказных писем

В чем главное отличие почтовой рассылки заказной корреспонденции от простой?

Каждому письму в конверте на этапе подготовки почты к отправке присваивается уникальный почтовый идентификатор (ШПИ), который заносится в единую систему контроля и учета «Почты России». Используя этот идентификатор, можно отследить прохождение почтовым отправлением основных операций («прием», «сортировка»,«вручение» и т. д. ) и их географию. Подробнее об этом можно узнать на официальном сайте «Почты России».

Пожалуй, самое главное отличие и преимущество заказной от простой рассылки — подробная отчетность о проведении почтовой рассылки.

Отправитель заказной корреспонденции получает полный и подробный список («форма 103»), где указан получатель и его адрес, вес, почтовый тариф письма, ШПИ, дата приема и т.
д.

На список ставится штемпель принявшего почтового отделения и подпись ответственного сотрудника почты. Наличие такого списка является основным подтверждением факта отправки заказного письма конкретному получателю в определенную дату, что крайне необходимо для многих компаний.

Реестр для отправки писем почтой россии калькулятор

Важноimportant
Если на государственном или отраслевом уровне не установлены правила и ограничения по ведению тех или иных реестров, перечней, списков, то они регламентируются внутренними нормативными документами организации, например, Инструкцией по делопроизводству.

Отвечая на Ваш вопрос нужно в первую очередь понять с какой целью необходимо составить данный реестр и о каких документах идет речь, т.к. письма (входящие, исходящие) не являются внутренними документами, а являются справочно-информационными документами. Возможны следующие варианты:

  1. Необходимо в целом упорядочить массив писем, которые обрабатываются в организации. В таком случае речь идет о регистрационных базах, которые могут иметь форму журнала регистрации, электронных таблиц и ресурсов, систем электронного документооборота (СЭД).

Соответственно, набор полей, лицо, ответственное за делопроизводство или исполнитель определяет самостоятельно в зависимости от необходимости поиска той или иной информации. Традиционные графы в учетных формах: дата документа, дата поступления документа, регистрационный номер, заголовок, автор документа, исполнитель, количество листов.
  • Если письма имеют важное значение и подлежат передаче в архив, то при формировании дела на них нужно составить внутреннюю опись.
  • Реестр для отправки писем почтой россии образец

    Она не зависит от вида документирования и формы представления информации (на бумажном носителе, в электронном виде и др.). Также у этого термина есть специальные определения, например, «реестр Windows», которое означает иерархическую базу данных параметров и настроек операционных систем компании Microsoft Windows.

    С точки зрения общего делопроизводства под реестром как правило понимается систематизированный перечень, предназначенный для облегчения поиска документов или сформированных дел. Так по сути реестром являются и номенклатура дел, и архивные описи.
    А базовое предназначение любой СЭД – упорядоченное хранение (тот же реестр) информации о поступающих, отправляемых документах, приказах, внутренних нормативных или иных документах, создающихся и обрабатываемых в организации.

    Ведение отдельных видов реестров регламентируется законодательно, например, Федеральным законом от 22.04.1996 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» установлен порядок ведения репозитарием реестра договоров (ст.15.8), а Федеральным законом от 13.07.2015 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» регламентируется состав и правила ведения Единого государственного реестра недвижимости (ст.

    А можно и расчётным способом определить вес: — лист формата А4 весит примерно 5 грамм; — конверт формата А4 весит примерно 10 грамм; — конверт формата А5 весит примерно 5 грамм; Тарифы на пересылку писем можно посмотреть тут http://почта-россии.рф/rp/servise/ru/home/postuslug/lettercorrespondence/local

    Выбор формы реестра. Перед рассылкой следует заранее указать форму реестра. Для этого в главном меню программы откройте «Сервис»|«Настройки». Просмотрите предложенные варианты форм реестров и выберите одну более подходящую.
    Указав здесь форму реестра один раз, в дальнейшем все реестры будут создаваться в данном формате в редакторе MS Word.

    Наименование формы реестра

    Снимок формы реестра

    1. Форма реестра 1

    2. Форма реестра 2

    3. Форма реестра по форме Ф.103

    4. Форма реестра 4

    Подготовка к рассылке бумажных писем

    Выбор контрагентов для рассылки.

    Выберите контрагентов, которым будете отправлять письма.
    Для выбора записей используйте комбинации клавиш или фильтр.

    • Выделение строк, идущих друг за другом: «Shift» + кнопки «вверх», «вниз»;
    • Выделение отдельных строк списка: «Ctrl» + нажатие левой кнопки мыши;
    • Выделение всего списка: «Ctrl» + «A».

    Применение фильтра. Для быстрого поиска можно воспользоваться фильтром. Он находится на панели инструментов в каждом разделе.

    Реестр для отправки писем почтой россии скачать

    Если сорок писем за раз для вашей конторы смешное количество, придется заключить с почтой договор.

    Согласно этому договору, в установленное время к вам в канцелярию будет приходить почтальон и забирать все ваши письма для отправки. Секретарю же останется только рассортировать письма по видам, оформить реестр и запечатать письма в конверты.

    Журнал почтовых отправлений

    Отправление писем (вообще, любой выход документов из организации) нужно фиксировать. Рекомендую завести Журнал почтовых отправлений. в который вы будете вносить все отправленные письма. За год в этом реестре может накопиться и десять, и сто, и десять тысяч позиций. Чем больше писем вы отправляете по почте, тем выше значение этого реестра.

    Судьбу каждого письма, когда бы оно ни было отправлено, вы легко сможете проследить, если фиксировали это письмо в журнале. Форму журнала вы можете разработать сами, подогнав под нужды именно вашей организации. Я предлагаю следующие графы:

    — почтовая служба (если вы пользуетесь не только Почтой России)

    — адресат (вносить лучше, начиная с названия организации, например Свет ОАО, Локтевой И.В. гл. бухгалтеру )

    — адрес (включая индекс)

    — опись содержимого письма (например, Сч.-фактура 0003679 от 31.10.10 или Исх. №5297 от 04.09.12. или Договор поставки №12-Р )

    — исполнитель (можно писать фамилию, хотя лично я предпочитаю указать отдел-исполнитель)

    — дата отправления (т.е.

    Реестр для отправки писем почтой россии форма 103

    Это могут быть важные сообщения и уведомления клиентам, должникам, судебные документы и пр.

    В случае если необходимо получить развернутый отчет о том, где и когда каждое конкретное письмо проходило точки контроля, компания «ФорПост», предоставит его вам, запросив из системы регистрации отправлений «Почты России» необходимую информацию и передав вам в удобном формате.

    Если отправка заказных писем с присвоенным почтовым идентификатором была потеряно «Почтой России», вы можете обратиться с запросом или претензией, указав его номер, на что вам должен быть выдан официальный ответ. Наличие такого ответа вляется подтверждением добросовестного исполнении ваших обязательств по отправке корреспонденции, пожалуй, для любой инстанции.

    Заказное письмо с уведомлением

    Уведомление скрепляется с конвертом заказного письма так, чтобы при вручении можно было их аккуратно разъединить, и с подписью получателя либо объяснением причины невручения, отправить обратно отправителю.

    За пересылку такого уведомления «Почта России» взымает отдельный тариф. Как правило, он близок к стоимости пересылки обычной почтовой карточки.


    По сути, уведомление такой карточкой и является, а изготавливается из плотной бумаги (около 300г/м2).

    Как составить реестр для отправки писем почтой россии

    После того, как у нас запретили оплачивать коммуналку в ЕРКЦ, вся эта очередь плавно переместилась на почту, наплевав на стоящее рядом отделение Сбербанка. Ок, я понимаю, что не все пенсионеры умеют пользоваться терминалом, а уж тем более онлайн-оплатой, но так нагло вытеснять людей с письмами — это нечто. Один раз у меня был десяток писем, а за спиной — женщина лет 55, которая долго вздыхала в духе: «Как надоели эти с письмами, за квартиру заплатить нельзя уже! Девушка, зачем вы так много писем сразу отправляете? Берите по одному и ходите, видите уже сколько человек позади вас?!».

    Ругаться не стала, т.к. очередь начала поддерживать «глас народа» в лице этой тетки, а устраивать разборки сил не было.

    При этом почта на каком-то основании оставляет за собой право принимать не больше n-го количества писем за раз. Один раз у меня приняли 10, в другой — 8 писем. Если на руках 12 конвертов — занимай очередь, жди, пока кто-то займет за тобой, и занимай снова! Самое поразительное, что это в окне, в котором принимают ТОЛЬКО письма и посылки, никакой оплаты ЖКХ! Хочешь отправить письма? Постой в очереди дважды!

    Часть 2. Домашняя

    Периодически заказываю посылки с Али.


    Как правило, мелкие пакеты, на которые раньше приходило традиционное извещение. После нового закона, посылки стали кидать в почтовый ящик, после — звонить в дверь (видимо ответственный почтальоны).

    Реестр для отправки простых писем почтой россии

    После того как посылка создана, можно печатать бланки Почты России. Печатать бланки можно как на все посылки сразу, так и по одному.

    Если у Вас много посылок, Вы можете использовать импорт данных для подготовки посылок к отправлению из Excel (XLS) файла.

    ОТПРАВКА ЗАКАЗНЫХ ПИСЕМ ПОЧТОЙ

    Заказное письмо – почтовое отправление с письменным сообщением, которому присвоен индивидуальный номер (штрих код). Заказные письма рассылаются с использованием утвержденной формы (форма 103.) и вручаются под роспись.

    Прохождение и вручение заказного письма можно отследить в режиме он-лайн на сайте ФГУП «Почта России».

    Предельные размеры письма:

    min: 110х220 мм. или 114х162 мм.

    Предельный вес: 100 гр.

    Основные упаковочные материалы: конверт Е65, С5, С4.

    Возможная упаковка: ручная упаковка, упаковка на линии автоматической вкладки писем в конверты.

    Сроки прохождения заказной почты через ФГУП «Почта России»: зависят от региона доставки писем и могут составлять от 3-4 дней до 10-16 дней в дальние регионы России.

    Образец оформления конверта:

    Особенность рассылки заказных писем:

    Доставка до адресата, с вручением под роспись .

    Простое уведомление о вручении регистрируемого почтового отправления

    Реестр для отправки заказных писем

    При подготовке к отправке регистрируемой корреспонденции формируется реестр по ф.103. Если мы делаем производство заказных писем под ключ, то он формируется автоматически. Если вы предоставляете уже готовые письма, то он формируется в полуавтоматическом режиме.

    Проверить отправку заказного письма

    Это очень просто. Достаточно ввести номер заказного письма (ШПИ) в форму на сайте Почты России, так сразу вы получите все подробные данные по прохождению и вручению вашего письма.

    Печать заказных писем

    ИПС М-Сити имеет огромный опыт печати, упаковки и отправки заказных писем для банков, акционерных обществ и компаний регистраторов. Вы получите мощный ресурс по печати и отправке до 500тыс. заказных писем в сутки. Кроме печати, вы можете воспользоваться услугами по простановке печатей и живых подписей.

    Мы даем полную финансовую гарантию на отправку корреспонденции в требуемые сроки.

    Кроме того, наши ключевые клиенты ценят нас именно за точность соблюдения сроков отправки заказной корреспонденции. В месяц объем заказных отправлений достигает 5 млн. Ваша корреспонденция будет в надежных руках!

    Доставка заказных писем

    В почтовых правилах написано очень подробно, как выполняется доставка заказной корреспонденции.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *